DigitalesDenken in der virtuellen Kommunikation

Wie ist Ihre Einstellung, wenn Sie an das nächste virtuelle Meeting denken? … Sind Sie erwartungsvoll, neugierig und gespannt oder halten Sie es eher für ermüdend, ineffizient und überflüssig? … Die Antwort hängt meist von der Qualität, der Durchführung und dem Sinn und Zweck des Meetings ab. Neues Denken und Handeln ist gefragt. Virtuelle Meetings ermöglichen echte Kollaborationen, einen flexiblen und ortsunabhängigen Austausch von Informationen und Wissen und offene Diskussionsrunden zu Themen aus aller Welt. So können Sie weltweit gemeinsame Ziele angehen und verwirklichen. Gestalten Sie erfolgreich die Kommunikation im virtuellen Raum, dann gehören chaotische, schnell endende Meetings bald der Vergangenheit an.

Erfolgreich kommunizieren in Meetings

Von klein auf lernen wir es, uns zu verständigen, unsere Gedanken zum Ausdruck zu bringen und unser Gegenüber zu verstehen. Doch den tatsächlich gemeinten Sinn einer Aussage oder Handlung eines Anderen können wir immer nur ansatzweise verstehen und aufgrund unserer eigenen Erfahrungen und Wissensstände deuten.

Doch wie können Sie auf dieser Basis ein Gespräch oder gar ein Meeting mit mehreren Personen führen? Gerade im virtuellen Raum gibt es viele Störfaktoren: Ablenkungen, Zeit- und Bildverzögerungen durch technische Probleme, Missverständnisse, verringerte Aufmerksamkeitsspannen durch das künstliche Licht des Monitors und den Fokus auf verschiedene Fenster wie Chat, Video und Pop-Ups.

Sprechen, Interagieren und Zuhören in Meetings

Intonation, Sprachtempo und Stimmfarbe sind wichtige Faktoren im virtuellen Meeting. Die Wahrnehmung der Körpersprache ist im digitalen Raum stark eingeschränkt. Deshalb transportiert die Stimme Ihre Gefühle und Stimmungen am eindrucksvollsten. Achten Sie beim Sprechen darauf, Pausen zum Nachdenken einzubauen. Dadurch werden neue Ideen generiert und die TeilnehmerInnen denken sich in das jeweilige Thema ein.

Ein Meeting lebt von der Interaktion. Ziel ist es, interaktiv zu kommunizieren damit die TeilnehmerInnen sich zum Thema des Meetings austauschen, auf einen gemeinsamen Wissensstand kommen und Ideen und Lösungen entwickeln. In der Rolle des Moderators gestalten Sie den Rahmen, koordinieren und lenken den Austausch, achten darauf, dass das Thema vorangebracht wird und zu lösungsorientierten Ergebnissen führt. Wenn die Diskussion einmal aus dem Ufer läuft, helfen folgende fünf Tipps:

1. Anerkennen und wertschätzen Sie die Beiträge, indem Sie die Themen, die gerade in eine andere Richtung gehen, in einem „Backlog“ notieren und kehren zur ursprünglichen Fragestellung zurück. Wiederholen Sie bisherige Beiträge, die zum Ergebnis beitragen.
2. Fokussieren Sie auf die Ziele des Meetings: „Inwieweit trägt die aktuelle Diskussion dazu bei, dass wir am Ende des Meetings unsere Ziele erreichen?“
3. Visualisieren Sie die Ergebnisse transparent für alle, indem Sie die bisherigen Ergebnisse zusammenfassen und die Essenzen schriftlich festhalten.
4. Gibt es andere dringende Themen? Dann bleiben Sie flexibel und lassen Sie auch diese Themen zu: „Sollen wir weiter an diesem Thema arbeiten, auch wenn wir die Ziele der heutigen Sitzung dann nicht erreichen? Oder sollen wir zum nächsten Thema übergehen? Die Antworten können z. B. über eine Umfrageapplikation oder im Chat erfolgen.
5. Legen Sie Zeiten für die Themen bereits auf der Agenda fest und halten Sie diese im Meeting konsequent mittels Timeboxing ein.

Besonders das Zuhören in Meetings fällt vielen Menschen schwer, denn im Kopf bilden sich ständig eigene Gedanken, die das Zuhören erschweren und unterbrechen. Seien Sie als Führungskraft ein Vorbild, indem Sie präsent, aufmerksam und interessiert sind, wenn Andere reden und ihre Meinungen und Vorschläge präsentieren.

Tipps um die Interaktion in Meetings zu fördern: Das umschreibende Zuhören

Führen Sie das „Umschreibende Zuhören“ in Meetings ein, das fördert die Interaktion und verringert Missverständnisse. So geht`s: Ein Teammitglied A spricht, während die anderen Zuhören. Dann wiederholt ein anderes Teammitglied B das Gesagte von A in eigenen Worten. A bestätigt, ergänzt oder widerlegt die Zusammenfassung von B. Jetzt sollten beide dasselbe Verständnis von der Sache haben. Dann präsentiert B den eigenen Standpunkt zum Thema und A hört zu.

Sechs Tipps für das virtuelles Meeting

1. Mute-Funktion nutzen
   Bitten Sie alle TeilnehmerInnen, die Mikros auf „stumm“ zu schalten, solange nicht gesprochen wird. Hintergrundgeräusche stören die Kommunikation und führen zu Ablenkungen und Konzentrationsproblemen.
2. Kamera einschalten
   Nutzen Sie, wenn möglich, die Videofunktion. Die Kommunikation wird persönlicher und leichter, wenn sich die TeilnehmerInnen gegenseitig sehen. Mimik und Gestik erleichtern die Ausdruckweise und das Verständnis des Gesprächs. Außerdem können Handzeichen zur Koordination einer Diskussion ausgemacht werden.
3. Digitale Handzeichen und Applikationen verwenden
   Nutzen Sie die „digitalen Handzeichen“ und Funktionen der Plattformen für Fragen und Interaktionen.
4. Chatfunktion nutzen
   Schreiben Sie wichtige Fragen in den Chat, dieser kann am Ende des Meetings gesichert und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgegriffen werden.
5. Umfragetools einsetzen
   Mentimeter oder Sli.do geben die Möglichkeit, Umfragen zu erstellen oder Fragen zu erfassen, die entweder direkt oder erst später beantwortet werden können.
6. Co-Moderation integrieren
   Die Moderation und Koordination eines Meetings ist umfangreich. Nutzen Sie eine Assistenz, die sich um die Struktur und Organisation von Fragen und eingehenden Chat-Beiträgen kümmert. So können Sie sich als ModeratorIn voll auf die Inhalte und Gespräche konzentrieren.

Tina Förster